Het geven van een presentatie op afstand met behulp van het internet en applicaties zoals Zoom of Microsoft Teams vereist enkele extra aandachtspunten vergeleken met een presentatie op locatie. Veel van deze punten zullen vanzelfsprekend voelen wanneer je enkele presentaties gegeven hebt, maar het kan prettig zijn om hier de eerste keer al rekening mee te kunnen houden.
Als startpunt voor je presentatie op afstand kun je het hoofdstuk voor een algemene presentatie nemen, onderstaande tips zijn daar een aanvulling op en geen vervanging.
Ga na wat de invloed is op het publiek van de locatie van waaruit jij je presentatie geeft. Zo kun je het beste de lichtbron van voren hebben om duidelijk in beeld te zijn en niet van achter je. Minder achtergrondgeluid is altijd beter, het gebruik van een koptelefoon en eventueel aparte microfoon kan daarbij helpen. Ook een applicatie zoals Cadmus kan onder Linux helpen achtergrondgeluid te verminderen.
Zorg dat je camera zo staat dat jouw gezicht centraal staat. Ga vervolgens na wat je publiek naast je hoofd ziet: probeer het aantal afleiders te minimaliseren. Hier kun je ook slim gebruik maken van mogelijkheden van de applicatie: zo biedt bijvoorbeeld Zoom de optie om een virtuele achtergrond weer te geven en kan Microsoft Teams de achtergrond vervagen.
Wees ook bewust van wat je zelf draagt. Als vuistregel kun je het beste kleren dragen die je ook bij een presentatie op locatie zou dragen. Daarbij hebben kleren met strepen, drukke patronen of neon-kleuren de neiging om onscherp in beeld te komen en kunnen daarom beter ontweken worden.
Gebruik bij voorkeur een bekabelde internetverbinding en dus niet het minder stabiele wifi of meestal tragere mobiele internet. Daarbij kun je mobiel internet wel gebruiken als achtervang indien je reguliere verbinding storing ondervindt - vooraf oefenen met soepel overstappen kan daarbij stress schelen.
Afhankelijk van de kwaliteit van je internetverbinding kan het nodig zijn om te zorgen dat je netwerk en computer ondertussen niet te zwaar belast wordt door andere downloads of streams en kan het zinnig zijn om applicaties die constant synchroniseren met de cloud zoals Google Drive en Dropbox te pauzeren. Zorg dat je niet via VPN met het UvA netwerk verbonden bent tijdens een presentatie - ga maar na hoeveel data er via die server loopt als alle studenten bij je presentatie hiervan gebruik maken!
Daarbij kan je computer vooraf opnieuw opstarten en het aantal draaiende programma's minimaliseren zelden kwaad.
Tijdens een presentatie op afstand is het makkelijk voor je publiek om te dwalen: je hebt als spreker directe concurrentie van alle andere applicaties en websites. Ook huisgenoten en 'even koffie halen' zijn je concurrenten. Besteed daarom extra aandacht aan je structuur zodat het voor je publiek makkelijk is om er bij te blijven. Zorg daarbij voor een extra pakkend begin om je kansen te vergroten dat je publiek andere applicaties sluit en afleiders negeert.
Daarnaast kom je online al snel minder uitgesproken over doordat veel van je non-verbale gedrag niet zichtbaar is. Compenseer daar eventueel voor met wat meer mimiek en voor de camera zichtbare gebaren, en let extra op je intonatie omdat je hier wel nadruk mee kunt leggen. Zet in op voldoende of zelfs wat meer enthousiasme, want ook dat helpt om je publiek erbij te houden.
Houd bovendien tijdens je presentatie oogcontact met je publiek en kijk dus in de camera. Je kunt dit eventueel makkelijker maken door een post-it met je structuur of belangrijkste punten direct onder of boven je camera te plakken.
Deel slides bij voorkeur met behulp van screenshare. Probeer het daarbij zo op te stellen dat je zowel je slides als je publiek in beeld hebt. Dit gaat mogelijk makkelijker wanneer je meerdere schermen tot je beschikking hebt. Moet je kiezen, zorg dan dat je weet wat er op je slides staat en houd je publiek in beeld.
Zoek daarnaast in ieder geval iedere 5 minuten interactie met je publiek op. Dat kun je op meerdere manieren doen:
Geef bij deze interactiemomenten je publiek voldoende tijd om te reageren. Dit kost online veelal extra tijd en gedoe, omdat bijvoorbeeld publiek de microfoon nog moet aanzetten of niet direct verstaanbaar is. Accepteer ook dat daarbij stiltes vallen. Mocht er discussie ontstaan, neem de leiding en zorg dat men niet door elkaar praat.
Vooraf je presentaties oefenen in het medium waarin je deze gaat geven zorgt er zowel voor dat je met meer vertrouwen en enthousiasme de presentatie kunt geven als dat je problemen met de techniek (camera, verbinding, delen van slides) kunt voorkomen.
Bijkomend voordeel is dat je in deze applicaties je presentatie direct kunt opnemen en terugkijken. Op die manier kun je zelf nagaan welke indruk je maakt.
Bij een groepspresentaties is het waardevol om dit samen te oefenen. Je kunt er daarmee voor zorgen dat de overgangen van de ene spreker naar de andere zo soepel mogelijk verlopen en ook praktische zaken (wie deelt bijvoorbeeld de slides) met elkaar afstemmen.