In het schrijfproces kunnen drie fasen onderscheiden worden: plannen, schrijven en herzien (Flower & Hayes, 1981). De eerste en laatste fase worden door beginnende studenten soms overgeslagen wegens tijdsdruk of het gevoel dat direct schrijven efficiënter is. Dat is zonde, want voor een normale schrijver zit het verschil tussen een goede en een slechte wetenschappelijke tekst juist in het plannen en herzien.
Kort samengevat: denk na voordat je begint met schrijven. Als de tekst eenmaal op papier staat, is het arbeidsintensief om wijzigingen aan te brengen wanneer blijkt dat de volgorde of gedachtegang niet logisch is. Maak daarom eerst een schematische opzet van je ideeën die de basis vormen voor de tekst. Geef hierin per hoofdstuk, sectie en paragraaf puntsgewijs aan welke informatie besproken gaat worden en in welke volgorde dat gaat gebeuren.
De inhoud is zo eigenlijk al rond voordat je begint met het ‘echte’ schrijven. Tijd en energie investeren in deze fase maakt het schrijven daarna makkelijker. Het maken van een puntsgewijze opzet helpt ook om tot een goede alinea-indeling te komen.
Werk je schematische opzet uit in alinea's. Een goede alinea bevat een aantal zinnen over één onderwerp. Wanneer er wordt overgestapt naar een nieuw onderwerp, begint een nieuwe alinea.
De eerste, tweede of laatste zin van de alinea is meestal de kernzin, de belangrijkste boodschap van de alinea. Deze boodschap stond waarschijnlijk al in de schematisch opzet. De rest van de alinea dient als argumentatie, toelichting of verdere uitwerking van die boodschap. De eerste zin is meestal een verbindende of inleidende zin, terwijl de laatste zin meestal een conclusie bevat.
De vuistregel is dat een alinea van twee zinnen te kort is omdat de tekst er erg onrustig door wordt. Daarnaast moet een alinea ook niet te lang (grofweg meer dan een halve pagina) zijn, omdat de tekst dan moeilijk te lezen is. Een nieuwe alinea begint door óf een regel wit te laten óf in te springen
De samenhang tussen de verschillende onderdelen van een tekst moet duidelijk zijn voor de lezer. Deze samenhang kan op allerlei manieren zichtbaar gemaakt worden en kan worden opgesplitst in inhoudelijke en tekstuele samenhang. Op het hoogste niveau doe je dit door de inleiding, het middendeel en de afsluiting inhoudelijk op elkaar aan te laten sluiten. De tekstuele samenhang wordt vergroot door de onderlinge aansluiting tussen de verschillende onderdelen (bijvoorbeeld alinea's en secties) duidelijk te maken met behulp van overgangszinnen en verbindingswoorden.
Bij veel wetenschappelijke tekstsoorten staat de structuur vast. Vooraf is bekend welke secties en subsecties terug dienen te komen zodat zowel de schrijver als lezer efficiënt met de tekst om kunnen gaan. Eventueel kunnen extra secties en subsecties met de bijbehorende kopjes toegevoegd worden, maar wees hier spaarzaam mee. Extra secties is mogelijk een teken dat de samenhang tussen twee secties niet duidelijk is. Het is beter om deze samenhang duidelijk te maken of de volgorde van de tekst te veranderen dan een nieuwe subsectie voor ieder deelonderwerp te maken.
Na het schrijven bekijk je de tekst kritisch en beoordeel je welke verbeteringen en veranderingen nodig zijn. Dit gaat zowel over de inhoud als de manier van schrijven.
Betreft de inhoud, kijk of alle stukken tekst bijdragen aan het punt dat je wilt maken. Draagt een stuk niet bij, dan kan deze mogelijk geschrapt worden. Andersom controleer je ook of je voldoende informatie geeft om je punt te kunnen maken. Zo niet dan is extra toelichting of een voorbeeld nodig.
Daarnaast is dit de fase om te controleren op consequente woordkeuze en het gebruik van eenzelfde schrijfstijl, en een correcte grammatica en spelling. Zinnen die niet lopen kunnen nu aangepast worden. Loop na of alle onderdelen logisch op elkaar aansluiten.
Herzien gaat beter wanneer de tekst op papier gelezen wordt in plaats van op de monitor. Print het document uit en pak een ouderwetse rode pen. Daarnaast zijn fouten makkelijker zichtbaar wanneer er tijd zit tussen het schrijven en het herzien. Datzelfde geldt wanneer men andermans werk herziet. Dit is over het algemeen eenvoudiger dan het reviseren van een zelfgeschreven tekst. Wetenschappers kunnen hier efficiënt mee omgaan: maak een afspraak met een betrouwbare collega dat je elkaars werk herziet. Dergelijke constructies zijn voor beide partijen gunstig.