Wanneer in een tekst inzichten, ideeën of gegevens gebruikt worden uit het werk van anderen dan dient aangegeven te worden waar deze informatie vandaan komt. Het dient altijd duidelijk te zijn waar de auteur aan het woord is en waar ander werk aangehaald wordt zodat de lezer de mogelijkheid heeft het werk dat aangehaald wordt na te zoeken en te verifiëren. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van de eigen tekst.
Wanneer in een verslag het argument, de opinie of de conclusie uit het werk van een andere auteur gebruikt wordt, moet dit geheel in eigen woorden omschreven of samengevat worden, gevolgd door een correcte bronvermelding. Dit wordt parafraseren genoemd. Let er bij parafraseren op dat de strekking van de originele tekst behouden blijft.
Parafraseren geldt ook voor vertaling vanuit het Engels naar het Nederlands. Vertaal niet letterlijk maar verwoord het in eigen woorden.
Het niet correct parafraseren, inclusief bronvermelding, kan gezien worden als plagiaat: het overnemen of verwoorden van passages en ideeën uit andermans werk en deze presenteren als eigen werk. Plagiaat wordt beschouwd als intellectuele diefstal en wetenschappelijk wangedrag. Voorkom verdenkingen van plagiaat door nauwkeurig bronnen bij te houden en bij het opnemen van informatie van andere auteurs te parafraseren.
Er is één situatie waarin niet geparafraseerd wordt en dat is bij een citaat: het letterlijk overnemen van een uitspraak uit een andere bron. Dit is zeer ongebruikelijk en wordt alleen (en dan nog steeds zelden) toegepast bij definities van belangrijke termen en bij uitspraken van erkend gezaghebbende personen. Het advies is om niet te citeren maar te parafraseren omdat dit een meer samenhangende en dus beter leesbare tekst oplevert. Wanneer toch geciteerd wordt, dan is een correcte bronvermelding inclusief paginanummer essentieel om verdenking van plagiaat te voorkomen.
In het algemeen geldt dat zodra er geparafraseerd wordt er direct een correcte bronvermelding gegeven wordt. Dit gebeurt over het algemeen direct voor het gebruik van het eerstvolgende leesteken, zoals een punt of komma, en bij voorkeur aan het einde van de zin.
Bij algemeen bekende kennis hoeft geen bronvermelding gegeven te worden. Algemene kennis is informatie die bij iedereen (binnen een bepaald vakgebied) bekend is en waarnaar verwezen wordt in vele bronnen. Toch is het soms lastig om te bepalen wat algemene kennis is. Neem bij twijfel altijd een bronvermelding op.
In een wetenschappelijke tekst kunnen meerdere passages voorkomen die allen voortbouwen op één bepaalde bron. In dit stuk tekst wordt aan het einde van de hoofdzin de bronvermelding te geven. De bijzinnen die ter verduidelijking van de hoofdzin gebruikt worden (en dus ook op dezelfde bron slaan) hoeven dan geen bronvermelding te bevatten. Zodra weer gebruik wordt gemaakt van een andere bron, moet deze vermeld worden.
Het is gebruikelijk alleen te verwijzen naar literatuur die je zelf bestudeerd hebt. Als je in een publicatie een verwijzing naar een andere bron tegenkomt en die wilt gebruiken, zoek die bron dan op om te bestuderen. Hierdoor wordt voorkomen dat eventuele discutabele of verkeerde interpretaties klakkeloos van anderen overgenomen worden.
De verschillende manieren om in de tekst naar literatuur te refereren zijn grofweg onder te verdelen in twee stijlen: Harvard (of auteur-datum) en Vancouver (of numeriek). Beide zijn veel gebruikte stijlen en in de wetenschappelijke literatuur zie je, afhankelijk van het tijdschrift of boek, beide. Harvard is de meest gebruikelijke stijl.
Bij deze stijl bestaat de verwijzing naar publicaties (artikelen, boeken, websites, etc.) in de tekst uit twee onderdelen: de naam of namen van de auteur(s) en een jaartal. Er worden geen voorletters of voornamen van auteurs vermeld bij deze verwijzingen. Het jaartal is het jaar van publicatie.
Bij voorkeur staat de referentie aan het einde van de zin. Hierbij komt de naam van de eerste auteur en het jaartal van publicatie tussen haakjes te staan (naam, jaartal). De naam van de auteur en het jaartal worden gescheiden door een komma. De naam van de auteur kan ook als onderdeel van de zin gebruikt worden, dan met het jaartal tussen haakjes achter de naam. Deze manier van refereren heeft echter niet de voorkeur.
Bij een publicatie met meerdere auteurs wordt gebruik gemaakt van het &-teken voor de laatste auteur, gevolgd door het jaartal van publicatie als de referentie aan het einde van de zin staat. Als de referentie een onderdeel van de zin is, dan staat voor de naam van de laatste auteur ‘en’ in plaats van het &-teken, waarna tussen haakjes het jaartal volgt. Bij een bron met veel auteurs wordt alleen de naam van de eerste auteur genoemd, gevolgd door de toevoeging et al. (afkorting voor: 'et alii', Latijn voor ‘en anderen').
Als van een bron geen auteur bekend is, bijvoorbeeld een internetbron of krantenartikel, verwijs dan naar de naam van de organisatie of het tijdschrift. Als er geen publicatiedatum bekend is, verwijs dan naar de datum waarop de laatste wijzigingen zijn aangebracht of naar n.d. (no date). Wanneer geen auteursnaam of organisatie bekend is, dan betreft het waarschijnlijk een twijfelachtige bron. Het is dan mogelijk beter om deze bron niet te gebruiken.
Bij deze stijl van refereren zie je vaak een tweetal manieren terug. De ene gebruikt superscript nummering, bij voorkeur aan het einde van de zin. Bij de andere staat de referentie tussen haakjes, het liefst ook aan het einde van de zin.
In tegenstelling tot de Harvard stijl waar de auteur-datum betekenisvol is, zijn de getallen (of letters) bij Vancouver betekenisloos. Gebruik ze daarom nooit als vervanging voor de naam van de auteurs of als woord in een zin.
Aan het einde van een tekst volgt een overzicht van de gebruikte literatuur, zodat de lezer de literatuur waarnaar verwezen wordt kan terugvinden. Dit overzicht wordt de referentielijst of literatuurlijst genoemd, vaak met als kop alleen referenties of literatuur. Een belangrijke regel voor vrijwel alle stijlen is dat alle literatuurverwijzingen uit de tekst terug te vinden moeten zijn in de referentielijst en vice versa. Dit in tegenstelling tot een bibliografie, waar ook bronnen in opgenomen kunnen worden die geraadpleegd zijn maar waar niet naar verwezen wordt.
Er zijn verschillende stijlen waarop referentielijsten kunnen worden vormgegeven, met verschillen tussen vakgebieden en tijdschriften. Belangrijk is vooral om consequent te zijn en bij de gekozen stijl te blijven. Wel zijn er elementen die in vrijwel iedere stijl terugkomen omdat dit belangrijkste bibliografische gegevens zijn.
Zoals al valt terug te zien aan de Harvard stijl, is de naam van de auteur (of de naam van de editor bij een geredigeerd boek) belangrijk en wordt deze altijd vermeld. Daarnaast geeft het jaartal van publicatie een indruk van de actualiteit van de bron.
Vroeger werd de informatie in de referentielijst voornamelijk gebruikt om een bron terug te kunnen vinden in de bibliotheek. Naast de titel van de bron, is het daarom gebruikelijk om voor tijdschriften en conferentiebundels ook de naam van het tijdschrift of de conferentie, welke jaargang en de specifieke pagina's van het artikel te vermelden.
Tegenwoordig zijn de meeste nieuwe wetenschappelijke artikelen online te vinden en is het belangrijk om deze ook snel daar te kunnen vinden. Een middel hiervoor is de Digital Object Identifier, of DOI.
Een DOI is een unieke en permanente code die gekoppeld is aan een specifieke bron, bijvoorbeeld 10.1016/j.jcss.2007.06.005. Plaats deze code achter http://dx.doi.org/ en er ontstaat een link die leidt naar het artikel, zoals http://dx.doi.org/10.1016/j.jcss.2007.06.005. Deze code wordt toegekend en wanneer nodig bijgewerkt door een uitgever - het is dus niet zomaar mogelijk om een DOI aan eigen werk te koppelen.
Indien een bron een DOI heeft, vermeld deze dan altijd in de referentielijst. Heeft deze geen DOI maar staat wel online, geef dan een URL. Het nadeel van een URL is dat de locatie van een artikel kan wijzigen en de URL dus niet meer naar de bron leidt, terwijl de link van de DOI wordt bijgewerkt.
Wanneer online een bron geraadpleegd is die later aangepast kan worden, dan dient hierbij de datum vermeld te worden waarop deze is geraadpleegd of, indien vermeld, de datum waarop de laatste aanpassing heeft plaatsgevonden. Dit geldt over het algemeen niet voor wetenschappelijke artikelen maar wel voor bronnen zoals een blog of Wikipedia.
Het handmatig consequent opmaken van een referentielijst volgens de eisen van een specifieke stijl - en soms meerdere versies in verschillende stijlen - is monnikenwerk. Er zijn diverse hulpmiddelen die dit grotendeels kunnen automatiseren. Het advies is om deze tijdens de opleiding al te gaan gebruiken. Hoewel het bij simpele opdrachten met weinig referenties overbodig lijkt, is het goed om ervaring op te doen zodat het bij meer complexe teksten, zoals een bachelorthese, efficient toegepast kan worden.
Programma's zoals RefWorks en EndNote zijn bedoeld om een volledige bibliografie bij te houden. De bibliografische gegevens van bronnen worden hierin opgeslagen, eventueel aangevuld met eigen notities en belangrijke termen, en met hulp van een DOI kan een artikel direct teruggevonden worden. Wanneer een gebruiker gelezen literatuur consequent opslaat in de database, is specifieke informatie uit een artikel jaren later nog makkelijk terug te vinden. Daarnaast kan informatie relatief eenvoudig en in diverse stijlen geëxporteerd worden voor een referentielijst.
De Universiteit van Amsterdam is in 2012 overgestapt van EndNote naar Refworks en heeft hiervoor een licentie. Studenten kunnen hier ook gratis gebruik van maken.
Gebruikers van LaTeX kunnen een bibliografie bijhouden in een apart .bib bestand. Hierin worden dan van ieder artikel alle bibliografische gegevens gezet. In het .tex bestand wordt in de tekst op de juiste plek verwezen naar een specifieke bron in het .bib bestand, waarna automatisch een referentielijst gemaakt wordt van alle gebruikte bronnen. Hiervoor kan voor de opmaak uit diverse stijlen gekozen worden en uitermate eenvoudig van stijl gewisseld worden.
In LaTeX is het meest gebruikte programma voor het maken van referentielijsten BibTeX. Dit is echter ontwikkeld in 1985 en begint beperkingen te vertonen als het gaat om het weergeven van moderne bibliografische gegevens zoals de DOI of een URL. Daarom wordt geadviseerd om in plaats van BibTeX het Biblatex package met Biber als back-end te gebruiken. Let er wel op dat specifieke stijlen voor BibTeX (een .bst bestand) niet zomaar in Biblatex gebruikt kunnen worden - wanneer per se gebruik gemaakt moet worden van een specifieke .bst stijl die niet aanwezig is in Biblatex, zal BibTeX (of eventueel Natbib) gebruikt moeten worden.
Het is mogelijk om bronnen uit RefWorks te exporteren zodat deze in een .bib bestand geplaatst kunnen worden.
Vanaf Word 2007 kan deze tekstverwerker aardig met referenties omgaan en deze in diverse stijlen weergeven. Nadeel van deze mogelijkheid is dat het moeilijk is om de gegevens van deze bronnen uit Word in een ander programma te krijgen. Vergeleken met bijvoorbeeld een .bib bestand, zijn gegevens uit Word moeilijker te importeren in RefWorks.