Het projectplan
Het projectplan is een document waarin de werkwijze van het team wordt beschreven. Een projectplan kan heel uitgebreid zijn, maar ook kort. Het belangrijkste is dat het projectplan het team ondersteunt in het volbrengen van het project én dat het als ‘contract’ kan dienen tussen projectteam en opdrachtgever. De lengte is daarbij niet bepalend, maar vooral de mate van bruikbaarheid. Het projectplan zorgt ervoor dat het project beheersbaar wordt.
Het projectplan wordt geschreven in de voorbereidende fase van het project. Het zorgt ervoor dat voor iedereen helder is wat het project inhoudt en op welke manier het project wordt aangepakt. Hierdoor hebben de projectleden, maar ook de opdrachtgever dezelfde verwachtingen en ontstaan er geen (of minder) verrassingen tijdens het project. Het is dan ook belangrijk dat er binnen het team overeenstemming is over alles wat er in het projectplan staat geschreven. Daarnaast dient ook de opdrachtgever achter de inhoud te staan. Zorg er dus voor dat het document er verzorgd uit ziet, zodat het ook door de opdrachtgever gelezen kan worden.
Opbouw
Een mogelijke opzet van het projectplan staat hieronder gegeven. Dit is slechts een voorbeeld van hoe een projectplan eruit kan zien en dit kan veel uitgebreider. Een klassieke en zeer degelijke projectmanagementmethode is Prince2, die de Project Initiation Documentation (PID) hanteert als projectplan. Dit projectplan is een stuk uitgebreider en het bevat onder andere een risico-inventarisatie, scope van het project en communicatieplan. Voor meer informatie, kijk eens op Prince2Online.
Achtergrond
De achtergrond geeft een beschrijving van de context waarbinnen het project wordt uitgevoerd. Hier wordt beschreven wie de opdrachtgever is, wat de vraag van de opdrachtgever is (in eigen woorden) en wat de aanleiding is voor deze vraag. In dit onderdeel kan ook de titel van het project worden geïntroduceerd.
Projectdoelstelling
Elk project dient een bepaald (hoger) doel; de opdrachtgever wil van de huidige situatie naar een nieuwe, gewenste situatie. Het hoeft niet zo te zijn dat dit doel meteen vervuld wordt met het huidige project; soms is er meer voor nodig om bij dit doel te komen. Neem bij voorbeeld een winkel die haar klantgerichtheid wil verbeteren. Het aanpassen van de website kan daaraan bijdragen, maar ook het trainen van de winkelbedienden of de inrichting van de winkel kunnen voorbeelden zijn. Als je je alleen op de website richt, is het goed de hogere doelstelling in gedachten te houden tijdens de uitvoering van het project.
De doelstelling die de opdrachtgever heeft met het project dient zorgvuldig geformuleerd te worden en er moet helder worden aangegeven op welke manier het project bijdraagt aan deze doelstelling. Vervolgens beschrijft het projectteam haar visie op het project; hoe wordt het project aangepakt opdat men (een deel van) het hogere doel verwezenlijkt? Ofwel, zoals in het voorbeeld hierboven: wat wordt de globale aanpak van de website, zodat deze bijdraagt aan meer klantgerichtheid?
Projectresultaat
Het projectresultaat is een beschrijving van wat het project concreet moet gaan opleveren, zoals een tastbaar product. Dit is vaak iets anders dan de projectdoelstelling; het projectresultaat is het middel (of één van de middelen) om tot het projectdoel te komen.
Een manier om het projectresultaat zo concreet mogelijk te maken is om het resultaat SMART te maken. SMART staat voor :
- Specifiek: wat zijn de kenmerken van het eindresultaat, zo specifiek mogelijk?
- Meetbaar: kwantificeer het resultaat waar mogelijk
- Acceptabel: zorg dat alle teamleden en ook de opdrachtgever achter het beoogde resultaat staan
- Realistisch: is het beoogde resultaat haalbaar gegeven de beschikbare tijd en andere middelen?
- Tijdgebonden: wanneer moet het resultaat opgeleverd worden?
Projectorganisatie
Rollen
Hier wordt de rolverdeling binnen het team vastgelegd. Denk aan rollen als projectmanager, notulist/secretaris, versiebeheerder, ontwerper. Maak zo helder mogelijk wat ieders taak is, zodat je elkaar hierop kunt aanspreken. Hiervoor kan het 4W-model gebruikt worden:
- Wie: wie is er eindverantwoordelijk voor?
- Wat: wat moet er precies gebeuren?
- Waarom: waarom moet dit gebeuren?
- Wanneer: wanneer moet het uiterlijk af zijn?
Werkwijze
Daarnaast kunnen werkafspraken worden vastgelegd om tot goede samenwerking te komen en te kunnen vertrouwen op ieders bijdrage. Denk hierbij aan de volgende onderwerpen:
- Hoe vaak vergadert het hele team en waar en hoe?
- Wat zijn naast de vergaderingen andere communicatiekanalen (denk aan e-mail, telefoon, document sharing) en hoe worden deze gebruikt?
- Hoe zorgt men ervoor dat iedereen een gelijke bijdrage levert aan het eindproduct en wanneer zijn de bijdragen gelijk (kwaliteit vs. tijd)?
- Hoe worden de individuele bijdragen bijgehouden?
- Iedereen is verantwoordelijk voor het eindresultaat.
- Open communicatie. Bij irritaties eerlijke feedback geven.
- Afspraken nakomen.
- Iedereen woont vergaderingen bij.
- Vergaderingen beginnen op tijd.
- Iedereen krijgt voldoende ruimte voor inbreng.
Besluitvorming
Tot slot kan een beschrijving worden gegeven van de manier waarop het team besluiten neemt. Denk hierbij aan: stemmen, één eindverantwoordelijke aanwijzen (per onderdeel), unaniem, etc. Uiteraard is het ook verstandig om over belangrijke beslissingen met de opdrachtgever af te stemmen. Vooraf kan met de opdrachtgever worden besproken bij welke beslissingen de opdrachtgever betrokken wordt.
Het is verstandig om alle belangrijke besluiten tijdens het project, met argumenten bij te houden. Zo kan het projectteam bij de oplevering van het project helder weergeven waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn.
Projectplanning
Om een planning te kunnen maken moet eerst duidelijk zijn welke activiteiten allemaal moeten worden uitgevoerd voor het project. Deze kun je onderverdelen in de voorbereidende fase, de realisatiefase en projectevaluatie. Schrijf voor deze drie fases alle activiteiten op die nodig zijn voor het project. Het handig om vanuit een boomstructuur te werken: het bouwen van een website is bijvoorbeeld een hoofdactiviteit in de realisatiefase, met daaronder een vertakking naar de verschillende onderdelen van de website. Werk dit zo ver mogelijk uit; dit geeft inzicht in wat er gedaan moet worden en dat leidt tot een realistische inschatting van de benodigde tijd. Vergeet niet dat zaken als het schrijven van documentatie of een grondige projectevaluatie ook bij het project horen.
In de planning komen alle activiteiten terug. Een strokenplanning geeft dit heel overzichtelijk weer en kan vrij eenvoudig gemaakt worden met software zoals OpenProj. Je geeft dan in een lijst van alle activiteiten aan wanneer ze moeten plaatsvinden, hoe lang de doorlooptijd is, en wie voor het onderdeel verantwoordelijk is. Ook kan worden aangegeven welke activiteiten afhankelijk zijn van elkaar. OpenProj maakt hier dan vervolgens een strokenplanning van, waarbij de activiteiten op een tijdlijn geplaatst worden.
