Projectmatig werken

Geschat wordt dat de Nederlandse overheid jaarlijks zeker 1 miljard euro meer kwijt is aan ICT-projecten dan gepland. Dat illustreert zowel het belang van deze projecten als de complexiteit om een project tot een goed einde te brengen.

Maar wat is nu eigenlijk een 'project' en wat betekent het om projectmatig te werken? Om dat scherp te krijgen, maken we eerst onderscheid tussen improviserend werken en routinematig werken.

Improviserend versus routinematig

Improviserend werken zie je vooral als zich een plotselinge situatie voordoet waarop een snelle reactie noodzakelijk is. Deze manier van werken gebeurt ad hoc en dus zonder vooropgezet plan. Het resultaat van improviserend werken is moeilijk voorspelbaar omdat je daar niet van tevoren over nagedacht hebt.

Het voordeel van improviserend werken is wel dat je flexibel kunt reageren op wat er gebeurt. Maar tegelijkertijd vraagt het veel energie van individuen en groepen omdat ze zich steeds weer moeten instellen op nieuwe situaties.

Routinematig werken doe je als je bepaalde klussen al vaker hebt uitgevoerd en voorspelbaar is wat er gaat gebeuren. Dan hoef je niet steeds te verzinnen wat je gaat doen zoals bij improviseren omdat de werkwijze en het resultaat voorspelbaar zijn. Het volgen van studievakken doe je meestal routinematig; je volgt je vakken, maakt je opdrachten en bereidt het tentamen voor. De docent begeleidt je daarin door aan te geven wat van week tot week moet gebeuren bij een vak.

Projectmatig werken ligt in het midden tussen improvisatie en routine. Het is bijvoorbeeld minder chaotisch en onvoorspelbaar dan improviserend, maar weer meer dan routinematig.

Kenmerken project

Als projectmatig werken het midden is tussen improvisatie en routine, wat zijn dan de kenmerken van een project?

  • Een project heeft een definieerbaar begin en een eind;
  • Er is een opdrachtgever voor het project;
  • Die vooraf de doel(en) van het project stelt;
  • Waarbij het project uitgevoerd wordt met berpekte mensen en middelen, zoals geld en tijd;
  • Het resulteert in iets unieks, leidt tot iets nieuws en betreft vaak een nieuwe situatie.

Hoewel het hier om een nieuwe situatie gaat, heb je wel de tijd om op een planmatige manier te werk te gaan. Dit betekent dat je van tevoren nadenkt over wat je wilt bereiken en de manier waarop je dit wilt gaan doen. Door projectmatig te werken vergroot je de kans op een succesvolle afronding van het project.

Ook wetenschappeijk onderzoek kan vormgegeven worden al project. Een onderzoeksproject heeft als gewenste situatie vaak bepaalde kennis. De doelstelling van het project is dan om antwoord te geven op een vraagstelling.

Voorwaarden

Een project dient er dus toe om de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste situatie te overbruggen. Om daar te komen, worden meestal komen de volgende stappen doorlopen:

  • Definiëren van de opdracht; je denkt van tevoren goed na over wat de opdrachtgever (bijvoorbeeld docent) van je verwacht en hoe het resultaat er uit moet komen te zien. Je maakt het doel van de opdracht dus eerst helder met je team, zodat je weet waar je naar toe gaat werken.
  • Plan van aanpak ontwikkelen; je bedenkt van tevoren op welke manier je je project wilt uitvoeren. Bijvoorbeeld: is dit een programmeeropdracht of moeten er nog andere dingen gebeuren? Hoe wil je je informatie vergaren, bijvoorbeeld via interviews?
  • Tijdplanning maken en taken verdelen; als je plan van aanpak bekend is, kun je je project opdelen in fases en deze in de tijd plannen.
  • Voortgang bewaken; één of meerdere personen moeten bijhouden of de groep nog op schema ligt. Dan kun je keuzes maken om bepaalde onderdelen sneller af te ronden omdat je anders het project niet op tijd af krijgt.
  • Afstemmen met je opdrachtgever; er is altijd een reden waarom een opdrachtgever voor een bepaald project kiest. Het project voldoet namelijk aan een behoefte die de opdrachtgever heeft. Hoe beter het team snapt wat deze behoefte is, hoe beter het team de opdrachtgever kan adviseren.
  • Samenwerken met je projectgroep; de meeste projecten voer je in teamverband uit. Er moet dus worden samengewerkt binnen de groep en regelmatig worden afgestemd.
  • Evalueren; deze stap wordt vaak overgeslagen maar is wel heel nuttig. Vaak wordt de project-output wel geëvalueerd door de opdrachtgever (je krijgt immers bijvoorbeeld een cijfer van je docent voor het eindresultaat). Maar daarnaast terugkijken op hoe de samenwerking is verlopen kan ook heel nuttig zijn. Hiervan kun je leren voor een volgende keer.

Softwareontwikkeling

Veel projecten binnen de informatiewetenschappen draaien om softwareontwikkeling. Om deze projecten succesvol te laten verlopen, zijn zeer diverse methodes ontwkkeld. We bespreken twee stromingen die tegenover elkaar staan.

Watervalmethode

Geïnspireerd door de werkwijze in de constructiebouw, de watervalmethode is een van de oudste en daarmee meest gebruikte methodes. Hierbij worden in volgorde grofweg de volgende fases doorlopen:

  1. Analyse van de vereisten
  2. Ontwerp
  3. Bouw
  4. Testen
  5. Acceptatie
  6. Onderhoud

Pas als de voorgaande fase geheel doorlopen is, kan doorgegaan worden naar de volgende fase: net zo als een waterval stroomt het prcces omlaag en kun je dus niet meer terug naar een eerdere fase.

De sterkte van de watervalmethode is dat in de eerste fases probemen vroegtijdig duidelijk kunnen worden en daarmee kosten voorkomen kunnen worden. Ook moedigt het heldere documentatie aan, waardoor het project bijvoorbeeld beter overdraagbaar is. Daarnaast is de structuur duidelijk en kan ieder moment aangegeven worden in welke fase het project verkeerd.

Een groot nadeel is echter dat vooraf niet altijd duidelijk is waaraan de software uiteindelijk moet voldoen, ook niet voor de opdrachtgever. Daarbij kunnen tijdens de bouw of het testen nieuwe vereisten opduiken waardoor het zinnig is om deze alsnog te herzien. Als reactieb hierop zijn er varianten van de methode ontwikkeled waarin bijvoorbeeld fases overlappen.

Agile

Een andere oplossing voor nadelen is kiezen voor agile (Nderlands: lenig) softwareontwikkeling. Waar je bij de watervalmethode duidelijke fases mt een specifieke doel hebt, werkt agile meer iteratief. In korte periodes wordt de software (verder) ontwikkeld waarbij steeds kleine doelen bereikt worden. Hierbij is er veel communicatie met de opdrachtgever en kan feedback direct verwerkt worden.

Het nadeel van deze methode is dat het makkelijk is om het grote doel uit het oog te verliezen, er snel te veel in een korte periode gedaan wil worden, en de documentatie kan lijden onder het iteratief ontwikkelen.

In de praktijk zie je dan ook snel dat er combinaties van ontwikkelmethodes gebruikt worden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om agile te werken en daarbij in iedere iteratie de volledige watervalmethode te doorlopen.