Presenteren

Voor de overdracht van wetenschappelijke kennis is zowel schriftelijke als mondelinge uitdrukkingsvaardigheid belangrijk. Kennis die niet (goed) overgebracht wordt is immers niet nuttig voor anderen. Vaak worden mondelinge wetenschappelijke presentaties binnen een vakgroep of instituut gegeven waarbij de onderzoeker diens collega's op de hoogte houdt van de laatste ontwikkelingen. Daarnaast geven wetenschappers regelmatig op nationale en internationale congressen voordrachten over de voortgang van het onderzoek.

Vergeleken met een schriftelijk verslag is het grote voordeel van een mondelinge presentatie dat je publiek direct kan reageren. Daarnaast kan het publiek je door middel van vragen stellen feedback geven op de argumentatie of je uitnodigen om bepaalde onderdelen nader toe te lichten.

Bij wetenschappelijke presentaties is niet alleen de inhoud van belang, maar ook de presentatietechniek. Spreken voor een publiek is een vaardigheid en dus te leren.

Aanpak

De indruk die men van iemand heeft, overschaduwt wat die persoon zegt.

Aristoteles

Een mondelinge presentatie is nooit een letterlijke weergave van een schriftelijk stuk. Het is van groot belang een duidelijke focus te bepalen en een logische structuur te ontwerpen. Daarnaast zorgt een goede voorbereiding er meestal ook voor dat jij je tijdens de presentatie zekerder zult voelen. Wanneer het verhaal al goed in je hoofd zit, heb je niet al je aandacht en energie nodig om dit goed te vertellen. Hierdoor kun je makkelijker contact leggen met het publiek, rekening houden met reacties van je toehoorders en aandacht besteden aan de manier waarop je overkomt.

Oriënteren

Als deze nog niet vaststaat, bepaal je als eerste het onderwerp van de presentatie. Vervolgens bepaal je het doel van je presentatie. Doelstellingen kun je verdelen in algemene doelen en concrete doelen

Algemene doelen kunnen zijn (voor de presentator zelf): informatie verstrekken
het publiek enthousiasmeren
het publiek overtuigen
Concrete doelen zijn (voor het publiek): na deze presentatie weet het publiek meer over de oorzaken van X
na deze presentatie weet het publiek waarom oplossing 1 te prefereren is boven oplossing 2
na deze presentatie hoop ik dat het publiek enthousiast is over plan Y

Om je doelen te concretiseren, is het nodig om je te verdiepen in je publiek. Daarnaast is het type publiek vaak bepalend voor de toon en de voorkennis van het publiek bepalend voor de inhoud van de presentatie. Belangrijk is om helder te hebben wat de meerwaarde van je presentatie is voor je publiek: wat hebben ze aan jouw presentatie?

Vervolgens rest de vraag hoe het doel te bereiken. Hiervoor kan het nodig zijn om meer informatie te verzamelen uit bijvoorbeeld onderzoeksliteratuur, artikelen, informatie van internet, materiaal uit interviews, enzovoorts. Door vervolgens te besluiten welke informatie nodig is voor het behalen van het doel, bepaal je al globaal de inhoud van de presentatie.

Luisteraars kunnen een minder grote informatiedichtheid verwerken dan lezers. Hierdoor moet het onderwerp goed afgebakend worden. Omdat je meestal beperkte tijd hebt voor een presentatie en meer informatie dan je echt kunt gebruiken, moet je keuzes maken in wat je wel en wat juist niet gaat bespreken. Wanneer je over voldoende informatie beschikt, komt het nader bepalen van de inhoud neer op kiezen, beperken en ordenen.

Structureren

Wanneer je je doel bepaald hebt en voldoende informatie hebt verzameld, moet deze informatie worden gestructureerd. De standaard structuur is als volgt: inleiding, kern, slot. Hierbij worden het begin en einde van de presentatie het beste onthouden door het publiek.

Zorg ervoor dat de geselecteerde informatie een samenhangend verhaal vormt. Elk onderdeel moet een duidelijke relatie hebben met het onderdeel ervoor en het onderdeel erna. Deze relatie kan mondeling aangestipt worden. Bijvoorbeeld: 'Nu duidelijk is wat we willen bereiken, zal ik vertellen hoe we dat gaan aanpakken.'

Titel en naam

De titel is belangrijk omdat hiermee de aandacht van het publiek wordt getrokken. Een goede titel is kort en bondig en sluit aan bij de inhoud van de presentatie. Onder de titel komen de namen van de presentatoren.

Inleiding

Direct op het begin wil je de aandacht van je publiek krijgen, dus kijk je de opening pakkend kunt maken. Je begint met het publiek welkom te heten, te vertellen wie je bent en je meldt wat de kernboodschap - de belangrijkste conclusie of verwachting - van je verhaal is. Daarnaast vertel je kort over de opbouw van je presentatie; dit is een soort inhoudsopgave. Geef daarnaast aan wanneer het publiek vragen kan stellen over je presentatie en - belangrijk - controleer of je goed verstaanbaar bent.

Formuleer een kernboodschap als leidend principe van je presentatie; dat wil zeggen: niet een onderwerp zonder meer, maar een golden sentence die een specifieke uitspraak over het onderwerp bevat. Je kunt je presentatie aantrekkelijker maken door je kernboodschap een alternatieve vorm te geven. Je kunt hierbij denken aan:

  • een uitdagende stelling die onderbouwd of ontkracht wordt
  • een probleem, raadsel of puzzel waarvoor uiteindelijk de oplossing gegeven wordt
  • een mythe of misverstand dat ontmaskerd wordt
  • een anekdote, concreet voorbeeld, persoonlijke ervaring, of een stukje historie
  • een pakkende afbeelding of grappige opmerking (maar een ongepaste grap is funest voor je presentatie!)
  • de belangrijkste conclusie van je onderzoek
  • een metafoor of prikkelende vraag

Schat het niveau van het publiek goed in. Ga ervan uit dat algemene begrippen bekend zijn, maar dat het specifieke jargon dat jij je eigen hebt gemaakt door het onderzoek of het lezen van artikelen niet bekend is bij het publiek en dat je deze uitlegt.

Kern

Na de inleiding werk je de kernboodschap van je presentatie uit in deelthema's. Verwijs hierbij herhaaldelijk terug naar de kernboodschap voor een heldere samenhang. Houd daarbij je doel in de gaten en presenteer alleen de informatie die nodig is voor het bereiken van je doel. Interessante details die je moet schrappen kun je achter de hand houden voor de discussie en vragen naderhand.

Breng de onderbouwing van je kernboodschap vervolgens onder in een logische structuur (argumentatief, thematisch, chronologisch). Zorg dat ieder deelthema dezelfde structuur heeft als het geheel. Bij teveel deelthema's zal het publiek de draad van het verhaal kwijtraken, dus beperk het aantal te behandelen deelthema's (tot maximaal vier).

Zorg dat je de hoofdpunten illustreert met duidelijke, aantrekkelijke voorbeelden. Op deze manier blijft de informatie beter hangen. Wanneer je een lange presentatie geeft, is het goed om tussen de verschillende hoofdpunten aan te geven waar je bent gebleven. Dit helpt het publiek de structuur vast te houden.

Slot

Je sluit de presentatie af door het doel, de kernboodschap en de kernpunten te herhalen. Vervolgens trek je een duidelijke conclusie, waaruit voor je publiek duidelijk wordt wat er terecht is gekomen van je doelstelling van je presentatie.

Bereid je publiek voor op het slot van je presentatie. Gebruik hiervoor signaalwoorden zoals ten slotte, concluderend, samenvattend. Je publiek gaat dan vaak extra opletten. Houd het helder en bondig. Bedank de toehoorders ook voor hun aandacht.

Net als bij de inleiding wil je de presentatie afsluiten op een pakkende manier zodat de boodschap bijblijft. De laatste zin moet sterk zijn: geef de een slotconclusie, een suggestie voor vervolgonderzoek, grijp terug op je golden sentence of geef een inspirerende take home message, ondersteund door een slide waar deze helder op staat. Eindig hoe dan ook niet met een gemompelde 'dit was het dan, geloof ik', 'einde', of 'zijn er geen vragen?'

Discussie

Het is in de wetenschap gebruikelijk om na een presentatie de tijd te nemen voor vragen en een inhoudelijke discussie. Zo kunnen zaken die eerder niet duidelijk waren verduidelijkt worden en ontstaat er discussie. Zie vragen van het publiek als een manier om van gedachten te wisselen over het onderwerp en tot nieuwe ideeën te komen. Vaak wordt hier apart tijd voor gereserveerd, bijvoorbeeld 10 minuten presentatie plus 8 minuten vragen en discussie.

Als je een vraag krijgt, parafraseer deze dan. Hiermee controleer je of je de vraag goed begrepen hebt en weet je daarnaast zeker dat het hele publiek de vraag verstaan heeft. Naarmate de zaal en het aantal mensen groter is, wordt dit belangrijker.

Wees ontvankelijk voor de vragen die je krijgt. Ga er serieus op in en geef ook gewoon toe als je het antwoord niet weet of geef expliciet aan dat je speculeert. Als er een vraag gesteld wordt over één van de gepresenteerde figuren, ga dan terug naar de slide en toon de figuur aan het publiek. Zo weet iedereen weer waar het over gaat.

Voorbereiding

Nadat je de presentatie gestructureerd en de slides gemaakt hebt, kun je een schema maken met trefwoorden dat kan dienen als 'spiekbrief' tijdens de presentatie. Werk het schema verder uit met trefwoorden als je je daar prettig bij voelt, maar schrijf niet het hele verhaal uit. Meestal zorgt dat er voor dat het uitgeschreven verhaal kunstmatig opgelezen wordt tijdens de presentatie. Als je al vaak gepresenteerd hebt en de inhoud van je presentatie goed kent, zal je de spiekbrief niet nodig hebben.

Daarnaast is het oefenen van de presentatie een belangrijke voorbereiding. Dit kan helder maken of je tijdsplanning realistisch is en als je oefent voor publiek, merk je direct waar de knelpunten zitten.

Effectief presenteren

Tijdens presentaties let je vaak onbewust op verschillende aspecten. Deze aspecten vallen meestal pas op als ze je irriteren of storen bij het begrijpen van het verhaal. Ze kunnen afleiden van de inhoud en als je zelf de presentatie geeft, wil je dat zo veel mogelijk voorkomen. Het is daarom van belang dat toehoorders je goed kunnen verstaan, niet te veel of te weinig informatie te verwerken krijgen en zich niet storen aan vervelende 'tics'. Onderstaand schema geeft aspecten weer die een presentatie meer of minder effectief kunnen maken.

Verbaal Paralinguaal Nonverbaal
Begrijpelijkheid Articulatie Oogcontact
Concreetheid Volume Ondersteunende gebaren
Bondigheid Tempo Houding
Woordkeuze Intonatie Beweeglijkheid
Zinsbouw Rust en dynamiek Gezichtsuitdrukking
Inhoud en structuur Vertellen, niet voorlezen

Bedenk tijdens de voorbereiding van de presentatie hoe je deze verschillende aspecten of wel informatiekanalen gebruikt. Zo worden tijdens de presentatie deze kanalen dan ook daadwerkelijk gebruikt. In de volgende paragrafen wordt uitgelegd hoe dit gedaan kan worden.

Verbale variabelen

Bij verbale communicatie gaat het erom hoe je spreekt, in hoeverre je zinnen helder en goed geformuleerd zijn. Het gaat hierbij dus het meest om de inhoud: wat je zegt. Zoals hiervoor al werd aangegeven, heeft een goede structuur grote invloed op de overzichtelijkheid en begrijpelijkheid van de presentatie. Ook de overgangen tussen de verschillende delen moeten soepel en logisch verlopen anders haken er mensen af.

Verbale tips
  • Lees niet voor. Een geschreven verhaal heeft een veel hogere informatiedichtheid dan een verteld verhaal, in een verteld verhaal zit meer herhaling. Als je voorleest loop je een grote kans je publiek kwijt te raken. Luisteraars hebben behoefte aan een verteld verhaal. Luister naar je eigen verhaal terwijl je het vertelt en let op je publiek: begrijpen ze het nog, moet je misschien iets herhalen?
  • Als je de draad van het verhaal kwijt bent, ga dan toch door met de presentatie. Neem even een pauze om na te denken, herhaal de laatste zin of ga door naar de volgende dia en probeer daar verder te gaan met het verhaal. Als je een glas water bij de hand houdt, kan je even een slok nemen als je het verhaal kwijt bent. Dit is voor het publiek een natuurlijke pauze en geeft jou tijd om na te denken.
  • Betrek het publiek bij het verhaal. Dit kan onder andere door te verwijzen naar colleges, retorische of echte vragen te stellen. Bijvoorbeeld 'wat is hier nu de oorzaak van?' of 'wat heeft dit voor consequenties?' Het publiek krijgt hiermee even de kans om de stof te laten bezinken en actief mee te denken.
  • Stem het verhaal en de woordkeuze af op je publiek: zijn het docenten, medestudenten, leken, klanten?
  • Gebruik spreektaal. Als je jargon gebruikt, weeg dan af of dit publiek het kent of dat je deze woorden even moet uitleggen. Vermijd echter ook populair taalgebruik en stopwoordjes; dit is storend en staat onprofessioneel.

Paralinguale variabelen

Paralinguale variabelen zijn variabelen die samenhangen met het stemgebruik. Om de boodschap helder over te brengen, is het noodzakelijk dat je goed verstaanbaar bent en prettig om naar te luisteren. Oefen van tevoren niet alleen de inhoud van het verhaal, maar ook je stem. Meestal moet voor publiek luider, duidelijker en langzamer gesproken worden dan in een gesprek (of dan thuis voor de spiegel).

Paralinguale tips
  • Niet voorlezen! Bij voorlezen wordt de stem vlakker en monotoner, waardoor het publiek de aandacht kan verliezen.
  • Ga staan tijdens de presentatie, dit voorkomt voorlezen, hangen of mompelen.
  • Spreek luid, de achterste rij moet het ook kunnen verstaan. Vraag eventueel aan het publiek of ze het kunnen horen.
  • Articuleer zorgvuldig.
  • Spreek in een adequaat tempo. Beginnende sprekers hebben vaak de neiging te snel te spreken. Het tempo moet lager zijn dan bij voorlezen of praten.
  • Breng variatie aan in melodie door de stem te verheffen en moduleren (hoger of lager), dit houdt de aandacht van het publiek vast. Laat de stem niet afzwakken aan het einde van een zin.
  • Wees enthousiast over het onderwerp. Klink niet als 'ik word ook maar gestuurd'. Dat maakt de presentatie minder geloofwaardig en minder prettig om naar te luisteren.
  • Maak gebruik van korte pauzen om een overgang te markeren of om de laatste woorden wat meer gewicht te geven. Dit helpt ook weer om de stof bij het publiek te laten bezinken en het verhaal te kunnen blijven volgen.
  • Ingewikkelde of anderstalige woorden spreek je extra langzaam en duidelijk uit, vermeld deze eventueel ook in de slides of schrijf de begrippen op het bord.
  • Probeer stopwoorden te vermijden. Teveel 'euhs' en 'ehms' zijn niet prettig. Een zin als 'weet je wel' is geschikt op straat, maar is geen wetenschappelijk taalgebruik.
  • Zorg dat je mond leeg is.

Non-verbale variabelen

Non-verbale variabelen hangen samen met houding en uitstraling. Het is gunstig om zekerheid en vertrouwen uit te stralen. Uiteindelijk is het de kunst om voor het publiek over te komen alsof je het losjes uit je hoofd vertelt, terwijl je het verhaal zorgvuldig hebt geoefend.

Non-verbale tips
  • Sta rechtop en laat de armen ontspannen lang het lichaam hangen.
  • Houd het hoofd rechtop, dit zorgt voor een alerte en zelfverzekerde houding.
  • Ga niet op één been staan, dit zorgt meestal voor een instabiele houding.
  • Maak gebruik van functionele en ondersteunende gebaren (wijzen, armgebaren).
  • Maak oogcontact met het publiek. Probeer elke luisteraar één keer aan te kijken zodat ze zich betrokken voelen bij de presentatie.
  • Láát naar je kijken. Iedereen kijkt naar je bij een presentatie, dat is onvermijdelijk.
  • Zorg ervoor dat je goed zichtbaar bent, houd geen hand voor wang of mond en draag geen petjes of iets dergelijks.
  • Probeer vriendelijk te kijken ondanks de zenuwachtigheid.
  • Maak gebruik van een aanwijsstok of pointer bij het aanwijzen in de slides. Het publiek kan dan precies volgen waar je in het verhaal bent. Aanwijzen met een hand richting een grote illustratie is te weinig gericht.
  • Oefen het verhaal voor de spiegel of neem het desnoods op video op. Op deze manier kan je wennen aan je eigen motoriek en houding. Wat er vreemd of overdreven uitziet voor jou, ziet er voor het publiek vaak volkomen normaal uit.
  • Trek kleren aan waarin je je prettig voelt maar die wel passen bij de gelegenheid (waak voor te formeel of te informeel).
Wat niet prettig is voor het publiek
  • Te bewegelijk zijn: friemelen, ijsberen, wiebelen, veel niet-functionele gebaren. Dit leidt af van het verhaal.
  • Te statisch zijn: leunen, hangen, handen in de broekzakken of armen stijf over elkaar. Hierdoor kom je gesloten of ongeïnteresseerd over.
  • Herhalende gewoontes: steeds door het haar strijken, trommelen, snuiven, kuchen et cetera.
  • Voor je scherm gaan staan.
  • Met de rug naar het publiek praten of teveel naar het scherm kijken. Het contact met je publiek gaat dan verloren.

Vormgeving van wetenschappelijke presentatie

Een wetenschappelijke presentatie wordt vaak maar lang niet altijd met visuele informatie ondersteund. Visuele informatie vergroot de mogelijkheid van het publiek om een overzicht te krijgen van het verhaal. Het meest gebruikte programma is PowerPoint, maar andere programma's zoals Prezi zijn ook te gebruiken. Daarnaast biedt LaTeX een goede presentatietool aan, genaamd LaTeX Beamer. Waak wel voor te veel visuele informatie: het dient je presentatie te ondersteunen, niet de aandacht af te leiden van de inhoud.

Titels en kopjes

Maak voor het overzicht gebruik van informatieve titels. Over het algemeen heeft elke slide een titel. Dit kunnen sectietitels zijn (bijvoorbeeld inleiding, methode en discussie), maar veel beter en informatiever zijn inhoudelijke titels van de onderdelen van de secties. Bij slides met grafieken of tabellen moet een korte informatieve titel het belangrijkste resultaat of de belangrijkste informatie weergeven.

Niet-informatieve titel Resultaten
Informatieve titel Algoritme x verhoogt reactiesnelheid

Hoeveelheid tekst

Voor de hoeveelheid informatie op een enkele slide geldt: less is more. Om de leesbaarheid van de slides te vergroten is het gebruikelijk niet teveel tekst op een slide weer te geven (Figuur 1). Hiermee wordt voorkomen dat het publiek alleen bezig is met het lezen van de tekst en vergeet naar de presentator te luisteren. Gebruik daarom geen volzinnen maar maak gebruik van sleutelwoorden en niet meer dan acht woorden per regel. Laat de slides ook niet te vol zijn, maar schrijf hoogstens een stuk of acht zinnen op één slide en laat ruime marges tussen de regels. Daarnaast kan je gebruik maken van illustraties en schema's om de tekst te breken of zelfs te vervangen waardoor de slide visueel aantrekkelijker wordt.

Hanteer als vuistregel dat je ten minsten één minuut aan een slide besteedt. Het is vervelend voor je publiek als je sneller door de slides gaat dan dat zij nodig hebben om het op te nemen.

Leesbaarheid

Let bij gebruik van slides op voldoende contrast tussen de tekst en de achtergrond. Hetzelfde geldt voor figuren: kies voor de juiste kleuren. Daarbij kan het nodig zijn om de resolutie van de presentatie aan te passen op de beamer die je gebruikt. Hou daar vooraf rekening mee.

Mediagebruik en animaties

Het tonen van een filmpje, een animatie of online content is aantrekkelijk en kan de aandacht van je publiek zeker activeren. Let er daarbij op dat je vooraf test of het werkt - heb je geen wifi, dan kan dat YouTube filmpje beter vooraf gedownload zijn en als je op een andere pc je presentatie houdt, kan deze de juist plug-ins missen of te traag zijn. Het gebruik van animaties, bijvoorbeeld invliegende figuren of stukken tekst, geluid bij het verschijnen van een volgende slide, dien je heel spaarzaam gebruiken. Pas het enkel toe als het je verhaal steunt op een cruciaal moment. Al het andere leidt af van de inhoud. Je wilt de wetenschap zo helder en transparant mogelijk brengen, het hoeft geen show te worden.