Naast de voordelen van een presentatie boven een geschreven stuk, is er een nadeel: het volgen van een presentatie duurt vaak langer dan het lezen van dezelfde tekst. Bovendien kun je bij een tekst stoppen met lezen als je na een pagina merkt dat de inhoud minder relevant blijkt. Bij een presentatie kun je dat niet - het wordt als uitermate onbeleefd gezien om halverwege een presentatie weg te lopen.
Mede door deze nadelen zijn meer compacte presentatievormen de afgelopen jaren steeds populairder geworden. Vaak zijn deze populair wetenschappelijk, zie bijvoorbeeld de TED talks, hoewel sommige vormen ook op wetenschappelijke congressen terugkomen.
Het geven van een korte presentatie klinkt makkelijker dan het geven van een lange presentatie. In de praktijk is dat niet zo. Het is makkelijker om een ingewikkeld onderwerp uit te leggen in 20 dan in 2 minuten. Weinig tijd betekent dat je als presentator moet besluiten wat noodzakelijk is om te vertellen en wat niet - en daarbij zal het ook nog in een vorm gegoten moeten worden waardoor het publiek ondanks de korte tijd de boodschap echt onthoudt.
Hieronder staan de kenmerken van een aantal kortere presentatievormen beschreven met daarbij belangrijkste aandachtspunten voor de presentator. Hiernaast is het merendeel van de informatie voor gewone presentaties ook hier relevant.
De elevatorpitch is een vrij informele presentatievorm. Het idee is dat je in de tijd die de lift nodig heeft om van de onderste naar de bovenste verdieping te komen (30 seconden tot 2 minuten) een punt weet te maken. Hoewel deze presentatievorm tegenwoordig in verschillende contexten gebruikt wordt, was het idee oorspronkelijk dat een ondernemer tijdens deze liftrit een durfkapitalist overtuigt om een product, service of project te financieren. De pitch is in deze dus echt een verkooppresentatie.
De opbouw van een effectieve elevatorpitch wordt beschreven in het AIDA-model. Dit is een acroniem van Attention, Interest, Desire en Action. Deze dienen stapsgewijs doorlopen te worden om te zorgen dat het publiek overtuigd raakt van de meerwaarde van het product.
Ook bij elevatorpitches die niet over een specifiek product gaan dient er een specifiek doel te zijn, bijvoorbeeld om het publiek te overtuigen om later een poster te bezoeken of een afspraak met een hoogleraar te krijgen om over een stage te praten. Het gaat om actie en de spreker moet dus een plan hebben hoe deze het publiek zo ver krijgt om deze actie daadwerkelijk te ondernemen.
Naast de inhoud is het verbaal, paralinguaal en non-verbaal gedrag van de spreker belangrijk voor een succesvolle elevatorpitch. Er is te weinig tijd om diep op de inhoud in te kunnen gaan en is de indruk die de spreker achterlaat vaak medebepalend of er een vervolg gaat zijn.
De minute madness is ontstaan op grote informatica-congressen waar zo veel onderzoek gepresenteerd wordt dat een bezoeker maar bij een fractie kan gaan kijken. Om te helpen de keuze te maken, krijgt ieder project aan het begin van de conferentie één minuut en één slide om duidelijk te maken wat het punt is van het project. Het publiek kan daarna gericht besluiten welke posters of presentaties te bezoeken.
Er zijn varianten waarbij de presentatie 2, 5 of zelfs 10 minuten mag duren en dat meer of juist geen slides zijn toegestaan. Wanneer de minute madness 5 minuten of langer duurt, dan is deze vaak ter vervanging van reguliere presentaties. Feitelijk betekent het dan dat het hele project in minder tijd toegelicht dient te worden.
Wanneer de minute madness gebruikt wordt om publiek kennis te laten maken met een project, wil de spreker naast informeren over het algemeen het publiek ook enthousiasmeren. Voor het informeren dient duidelijk te zijn wat de belangrijkste onderwerpen en conclusies zijn. Voor het enthousiasmeren kan het ook prikkelend zijn om aan te geven welke vragen juist later beantwoord gaan worden. Vind hier een balans tussen.
Het is voor het publiek ook een eerste kennismaking met de spreker. Wanneer sprekers de indruk wekken dat ze geen fatsoenlijke presentatie kunnen geven, zal eerder gekozen worden om een ander project te bezoeken. Naast de inhoud is het dus ook belangrijk om een professionele indruk te maken en effectief verbaal, paralinguaal en non-verbaal gedrag te vertonen.
Daarnaast is het belangrijk om de ene slide optimaal te gebruiken. De uitdrukking bullet points kill geldt hier. Een aansprekende afbeelding of infographic blijft vaak beter bij het publiek hangen dan een slide vol tekst. Zorg er wel voor dat je eigen naam, contactgegevens (e-mail) en de naam van het project er duidelijk op staan. Soms is dit ook het enige wat er op hoeft te staan.
Essentieel bij de minute madness is om niet meer tijd te gebruiken dan je hebt. Vaak wordt dit ook onmogelijk gemaakt doordat de microfoon wordt uitgezet, de spreker overstemd wordt door een toeter of ander lawaai, of fysiek verwijderd wordt door het academisch equivalent van de bouncer. Zorg dus dat je exact weet hoeveel tijd nodig is voor de presentatie en blijf daar binnen.
De pecha kucha (petsja-koetsja), Japans voor geroezemoes, is een presentatievorm waarbij het nog belangrijk is dat je als presentator precies weet wat je wanneer wilt zeggen. De opzet is even simpel als de uitvoering complex: de spreker heeft 20 slides en na exact 20 seconde wordt automatisch verdergegaan met de volgende slide. De presentatie is dus na 6 minuten en 40 seconden afgelopen. Deze eisen dwingen de presentator om creatief en bondig te zijn.
Bij deze presentatievorm wordt gebruik van tekst op de slides afgeraden. Er is voor het publiek geen tijd om de tekst te lezen als ze ook naar de spreker willen luisteren. Het is beter om te werken met afbeeldingen die ondersteunen wat gezegd wordt.
Ook geeft deze presentatievorm weinig ruimte voor improvisatie en is uitlopen onmogelijk omdat de slides automatisch verder gaan. Goede voorbereiding is daarom extreem belangrijk. Hieronder staan punten om daarin mee te nemen:
Tijdens de presentatie gaat de tijd meestal sneller dan bij het oefenen. Blijf enthousiast en ga vooral verder, meestal is het beter om informatie over te slaan dan achter te lopen op de slides. En na 6 minuut 40 seconden zit de presentatie er hoe dan ook op.
De opzet van een productdemonstratie lijkt veel op de pitch. Bedenk vooraf wat je belangrijkste boodschap is. Deze boodschap is afhankelijk van je publiek: zo kan deze voor informatici zijn dat je gehele codebase gebaseerd is op het idee achter Responsive Web Design en het Mobile First-principe, terwijl de boodschap voor een demonstratie aan de opdrachtgever eerder zal zijn dat je website uitstekend leesbaar is op ieder apparaat.
Eventueel kun je vooraf de belangrijkste boodschap of het sterkste punt van je product in een afbeelding zoals een infographic, grafiek, of Venndiagram zetten zodat het in één oogopslag duidelijk is. Dergelijke informatie kun je ook op een hand-out zetten om uit te delen.
Een veelgebruikte structuur voor de pitch bij een productdemonstratie is de before-after-bridge. Hierbij leg je eerst uit wat de (onwenselijke) huidige situatie is, daarna wat de wenselijke situatie zou zijn, om te eindigen hoe je product helpt om van de huidige situatie naar de wenselijke situatie te komen. Begin en eindig sterk want deze informatie wordt het beste onthouden.
Tijdens de productdemonstratie kunnen je boodschap en structuur verstoord worden wanneer je tegen technische problemen aanloopt. Voorkom dit door bijvoorbeeld te zorgen dat je laptop een volle batterij heeft, eventueel met back-up. Ook het internet is niet altijd betrouwbaar, dus een lokale kopie van je werk valt aan te raden.
Daarnaast is dit niet het moment om tegen bugs aan te lopen: je kunt er voor kiezen stukken van je product niet te laten zien als deze nog niet betrouwbaar werken. Hoe dan ook, zorg dat je op tijd bent bij de productdemonstratie zodat je voldoende tijd hebt om te testen of je materiaal naar behoren werkt.
Let naast de technische problemen ook op jezelf, en specifiek je non-verbaal en paralinguaal gedrag: ondersteun bijvoorbeeld wat je zegt met armgebaren, kijk de ander aan en zorg dat je door je volume en spraaksnelheid aan te passen goed verstaanbaar bent op de demonstratiemarkt. Belangrijk is dat je tijdens de demonstratie gericht blijft naar je publiek: verdwijn dus niet achter je laptop. Maak hier eventueel een taakverdeling voor, waarbij één presentator het woord heeft en de ander de relevante zaken laat zien.
Neem pauzes in je verhaal en geef de ander gelegenheid voor vragen. Probeer niet te veel te willen vertellen. Neem na je pitch de gelegenheid om met de ander het product te bekijken en zaken te demonstreren. Maak eventueel een notitie van feedback of interessante suggesties: dat is handig voor later en maakt daarnaast een geïnteresseerde indruk.
Hieronder staat een checklist die bij het voorbereiden van een productpresentatie gebruikt kan worden: