Professionele e-mail

E-mail in een professionele omgeving kan tot veel frustratie leiden wanneer er niet professioneel mee omgegaan wordt. Vanwege de snelheid verloopt veel van de communicatie binnen de opleiding en (onvoorspelbare technologische ontwikkeling daargelaten) daarna in het werkveld via e-mail. Maar juist omdat het snel gaat, verloopt het niet altijd correct. Professionaliteit is onderdeel van de academische houding en daarom is het goed om jezelf dit nu al correct aan te leren.

Een e-mail is een visitekaartje van jezelf, de instelling waar je studeert of het bedrijf waar je werkt. Hieronder staan richtlijnen en tips voor het professioneel omgaan met e-mail, waarbij een vraag stellen aan een docent als lopend voorbeeld gebruikt wordt. De informatie kan ook toegepast worden op andere vormen van (digitale) communicatie, zoals een vraag stellen op een discussieforum op Blackboard.

Wanneer e-mail je een docent?

Meestal wordt een docent door een student gemaild omdat de student een vraag heeft. Belangrijk is om dan eerst na te gaan of het antwoord niet al gegeven is: kijk dus altijd eerst naar het onderwijsmateriaal zoals de studiewijzer, Blackboard, en het cursusboek.

Daarnaast kan het soms logisch zijn om je vraag tijdens het volgende college of practicum te stellen in plaats van via de e-mail. Hierover bestaan geen harde regels en kan het per docent en per vak verschillen wat gebruikelijk is.

Stuur daarnaast nooit een e-mail wanneer je emotioneel of boos bent. Wacht tot je gekalmeerd bent en bedenk dan nogmaals of je een e-mail wilt sturen. Verstuur het in ieder geval niet te impulsief en neem er voldoende tijd voor.

Stijl

Als je eenmaal besloten hebt dat e-mail het beste medium is, zijn er een aantal richtlijnen betreft stijl. Neem de tijd om het bericht te typen en herlees en corrigeer voordat de e-mail verstuurd is.

Afzender

Gebruik bij voorkeur het UvA Google Apps for Education e-mail adres. Dit is gratis voor iedere UvA student beschikbaar en je mailt dan vanuit voornaam.achternaam@student.uva.nl. Diegene die je mailt, ziet direct dat je student aan de Universiteit van Amsterdam bent.

Gebruik je een ander adres, realiseer je dan hoe je overkomt. Niet iedere alias is geschikt voor professionele e-mail. Het kan ook de kans vergroten dat je e-mail helemaal niet gelezen wordt.

Niet: mightyrocket92@hotmail.com

Wel: Robert.vanWijk@student.uva.nl

Ontvanger

Stuur e-mail niet naar meer ontvangers dan nodig: dus niet naar alle docenten die betrokken zijn bij een cursus als het een vraag is behorend bij een specifiek college dat door één docent verzorgd wordt. De e-mailadressen van docenten worden meestal genoemd tijdens het eerste college en zijn vaak terug te vinden op de Blackboard of website van het vak, de studiegids, de studiewijzer van het vak, of via de website van de UvA. Bij sommige cursussen is er een apart e-mailadres of een mailinglist waar je vragen naartoe kan sturen zodat deze bijvoorbeeld bij alle practicumassistenten terecht komen.

Gebruik een carbon copy (CC) alleen om iemand op de hoogte te stellen. Ga hier spaarzaam mee om, dus alleen als het ook voor die persoon echt relevant is. Wanneer je een bericht als CC ontvangt, hoef je géén actie op dat bericht te ondernemen. Verwacht je wel (re)actie van die persoon? Gebruik dan dus geen CC. Gebruik de blind carbon copy (BCC) niet of extreem zelden. Je kan jezelf én de ontvanger van een BCC daarmee ernstig in verlegenheid brengen.

Soms wordt e-mail verstuurd voordat het bericht af is. Een eenvoudige manier om te dit voorkomen is de ontvanger als laatste in te vullen.

Onderwerp

Zorg dat het onderwerp exact aangeeft waar de e-mail over gaat. Noteer de (afkorting van de) naam van het vak en de inhoud. Als je een vraag stelt, probeer deze dan al in verkorte vorm in het onderwerp te zetten.

Heb je meerdere zaken of onderwerpen? Splits die op in meerdere e-mails.

Niet: Vraagje over de stof…

Wel: [A&Co] Hoe werkt het cache geheugen in een processor?

Aanhef

Kies voor een formele aanhef, dus 'geachte' gevolgd door de titel en achternaam van diegene die je aanspreekt. Gebruik de academische titel zoals drs. (equivalent van MSc), dr. en prof. dr. (zie hier voor een volledig overzicht). Van de meeste docenten zijn de titels te vinden op de website van de UvA. Is er geen titel bekend, gebruik dan heer of mevrouw. Mocht je langer met een docent samenwerken, dan kun je ‘beste’ in plaats van ‘geachte’ gebruiken.

Boodschap

Zorg dat je boodschap exact is. Hierover vind je meer informatie onder Inhoud. Houd het wel bondig, de e-mail moet in zijn geheel op één scherm passen. Schrijf daarbij in volledige zinnen, inclusief interpunctie, in correct Nederlands. Hanteer afstandelijk en zakelijk taalgebruik. Kort geen woorden af, gebruik nooit woorden volledig in hoofdletter, en vermijd uitroeptekens en emoticons.

Breng ook in een korte e-mail structuur aan met behulp van alinea’s. In tegenstelling tot de meeste geschreven teksten is een alinea van één zin niet ongebruikelijk. Plaats witregels tussen de alinea’s onderling en de aanhef en afsluiting.

Afsluiting

Gebruikelijk is om een zakelijke e-mail af te sluiten met (Met) vriendelijke groet(en). Kort dit niet af. Formeler (hoogachtend) of informeler (groetjes) is ongebruikelijk.

Onderteken je e-mail altijd met je voornaam en achternaam, gevolgd door je UvAnetID en opleiding, eventueel aangevuld met andere contactgegevens zoals een telefoonnummer of een persoonlijke webpagina. Dit kun je eenvoudig als handtekening instellen.

Niet: Swag,
7

Wel: Met vriendelijke groet,
Robert van Wijk
1004567
BSc Informatica student

Bijlage

Wees spaarzaam met bijlage. Ga bijvoorbeeld niet een vraag in een aparte bijlage zetten die ook in de e-mail zelf kan staan.

Vermeld in de tekst van de e-mail dat er een bijlage is en de bestandsnaam van de bijlage. Zorg dat je bijlage een logische bestandnaam heeft waar in ieder geval jouw naam in staat en bijvoorbeeld de titel van de opdracht. Stuur een tekst als PDF en niet als word of LaTeX bestand.

Het is een klassieke fout om de bijlage te vergeten, dus controleer altijd of je deze daadwerkelijk bijgevoegd hebt. Een manier om dit minder snel te vergeten is om de bijlage al toe te voegen voordat je begint met schrijven.

Inhoud

Voor de inhoud van de e-mail geldt dat deze altijd zo exact mogelijk dient te zijn. Stel jezelf voor indien iemand je niet kent. Schets de context: geef exact en expliciet aan om welk vak, opdracht, hoofdstuk, of bijeenkomst het gaat. Zorg daarbij dat na de eerste zin duidelijk is wat het doel van de e-mail is.

Inhoudelijke vragen

Inhoudelijke vragen zijn vragen die over de stof gaan. Dit zijn vragen die docenten en onderzoekers met passie voor hun vak graag beantwoorden.

Verwijs bij een inhoudelijke vraag zo exact mogelijk naar het materiaal waarover het gaat. Noem bijvoorbeeld bij een vraag over een college de dag en tijdstip en welke slide of gedeelte het gaat. En vermeld bij een vraag bij de literatuur om welk artikel of boek het gaat, om welke sectie, en om welke pagina.

Zorg er daarbij wel voor dat de vraag in de e-mail volledig is en dat het dus niet nodig is om het boek of de slides erbij te pakken om de vraag überhaupt te kunnen begrijpen.

Formuleer (en beargumenteer bondig) zelf al een antwoord op je vraag. Heb je het fout, dan kan de docent je beter helpen omdat deze ziet waar het misgaat. Heb je het juist dan is het eenvoudiger voor de docent om te reageren: er hoeft alleen bevestiging gegeven te worden dat je gedachtegang correct is. In beide gevallen vergroot het je kans op een behulpzaam antwoord.

Eventueel kun je ook beschrijven wat je al gedaan hebt om het antwoord te vinden, maar houd dit absoluut kort.

Organisatorische vragen

In tegenstelling tot inhoudelijke vragen, zijn organisatorische vragen minder populair. Geef bij organisatorische vragen daarom altijd aan waar je al gekeken hebt of waar bijvoorbeeld tegenstrijdige informatie staat. Hiermee voorkom je voor de hand liggende antwoorden van de docent zoals ‘zie Blackboard’. Bovendien maak je zo duidelijk waar de verwarring ligt zodat een docent het direct voor meerdere studenten kan oplossen.

Niet: Het is niet duidelijk waar ik zo practicum heb. Kunt u me dat even vertellen?

Wel: Er staan verschillende locaties vermeld voor het practicum van groep B op dinsdag 7 oktober om 13.00. Op Datanose staat A.01.12, terwijl op Blackboard in het overzicht onder Course Documents staat dat het altijd in G2.10 is. Kunt u aangeven welke locatie correct is?

Wanneer je een afspraak maakt via de e-mail, vermeld dan altijd de dag, datum, tijd en locatie. Wil je afspreken met een docent, geef dan meerdere opties aan wanneer je zou kunnen. Daarnaast kun je een link meesturen naar je persoonlijk rooster in Datanose. Sommige docenten hebben op Blackboard of in de handtekening bij hun eigen e-mail staan wanneer ze aanwezig zijn – houd daar rekening mee.

Zelf e-mail ontvangen

Naast e-mail sturen, ontvang je ook zelf e-mail. Hiervoor zijn ook een aantal spelregels.

Zorg dat je e-mail die binnen de opleiding verstuurd wordt, daadwerkelijk aankomt. De opleiding maakt gebruik van het adres dat je in studielink hebt opgegeven als ook het student.uva.nl adres (als je dit hebt aangemaakt). Check dus beide e-mails. Vanuit de opleiding verwachten we dat je op werkdagen minimaal twee keer naar je e-mail kijkt. Daarbij kan het wel verstandig zijn om dagelijks voor jezelf een vast moment voor het beantwoorden van e-mail in te plannen. Het kan anders inefficiënt worden.

Beantwoord e-mail snel en in ieder geval binnen twee werkdagen. Als het erg druk is en het dus langer gaat duren, laat dit dan weten. Ben je een periode niet bereikbaar via e-mail, stel dan een out-of-office reply in waarin staat wanneer je weer bereikbaar bent.

Als je e-mail krijgt, beoordeel dan of het voor de afzender handig is om een bevestiging te krijgen dat het bericht gelezen is. Soms wordt hier expliciet om gevraagd - stuur het dan zeker.

Ga daarnaast vertrouwelijk om met e-mail. Vraag je bijvoorbeeld af of het wel doorgestuurd mag worden, of stuur slechts een gedeelte van een uitwisseling door en niet ook de zes voorgaande berichten eronder. En als laatste, mocht je e-mail uitprinten, laat het dan niet te lang liggen bij publieke printers.

Bronnen